Projectleider upgrade eDocs DM16 – DEN HAAG

Vacature informatie

Geplaatst op: 05 feb 2019

  • Categorie: Projectmanagement
  • Provincie: Zuid-Holland

soliciteer nu!

Voor Algemene Zaken zijn wij op zoek naar een Projectleider upgrade eDocs DM16
Startdatum : 1 maart , voor 36 uur in de week
Standplaats : Den Haag

Het Ministerie van Algemene Zaken wil in 2019 twee separate projecten starten om haar primaire document management systeem duurzaam te vernieuwen. Het eerste traject omvat een technische migratie naar een nieuwe versie van de huidige software in het kader van lifecycle management. Deze migratie moet eind 2019 worden geïmplementeerd. Het tweede project omvat het uitvoeren van voortraject voor de totale vervanging van het Document management systeem naar een oplossing die de huidige klantbehoefte vollediger faciliteert. 

AZ zoekt een projectleider die in 2019 in samenwerking met de projectleider van de leverancier en kennishebbers binnen en buiten het departement beide trajecten leidt.

Context
Er is een project gestart om een Windows 10 werkplek in te voeren voordat de ondersteuning op de huidige Windows 7 werkplek afloopt. De huidige versie van het DMS, eDocs DM 5.3.1 NL, functioneert niet meer op Windows 10. Eveneens loopt de ondersteuning op de huidige versie van het DMS enige tijd later ook af. Dit betekent dat er in 2019 een technische upgrade noodzakelijk is, waarbij een upgrade naar de software eDocs DM 16 zal plaatvinden. 
Er is een sterke afhankelijkheid met de ontwikkeling van de nieuwe Windows 10 werkplek. Om die reden is er een programma ingericht waaronder zowel het project voor de nieuwe werkplek als voor het DMS geplaatst zijn. Vanwege de complexiteit en de hoeveelheid werk, krijgen beide projecten een eigen projectleider.
Het huidige DMS systeem is in de periode 2005-2007 ingevoerd op basis van de klantbehoeften en organisatieprocessen uit die periode. Hierdoor start er eveneens een traject naar de vormgeving van een oplossing die de huidige klantbehoefte vollediger faciliteert. 

Opdracht
We volgen in het project een twee sporen aanpak. Parallel wordt het volgende aangepakt:

Project 1
•    Doel: Een technische upgrade van het huidige DMS DM 5.3.1 Ml naar DM 16 NL
•    Eindproduct: Twee separate, door de opdrachtgever geaccepteerde, DM 16 NL omgevingen 
•    Streefdatum: afronding begin 2020.
•    Afhankelijkheid: project Windows 10 Werkplek
•    Samenwerking: Een groot deel van dit vooral technisch georiënteerde werk ligt bij onze contractpartner die de technische ondersteuning en inrichting van het DMS verzorgt. 

Binnen de opdracht worden tenminste de volgende werkzaamheden en producten verwacht:
•    Samen met opdrachtgever en programmamanager inrichten van het projectteam, 
inclusief sturing en rapportage;
•    Opstellen van het plan van aanpak i.s.m. leverancier;
•    Opstellen detailplanning i.o.m. Leverancier en projectleider Windows 10 Werkplek inclusief 
een overzicht van noodzakelijke resources;
•    Aansturen van de leverancier;
•    Bewaken van de eigen planning; 
•    Bewaken van de aansluiting (technisch, planmatig) met het project nieuwe Windows 10 werkplek;
•    Verzorgen van project overleggen en rapportages;
•    Introduceren van een app op mobiele apparaten om documenten in te kunnen zien;
•    Organiseren van de technische en functionele testen i.o.m. leverancier, leveranciers met koppelingen naar het DMS, functioneel beheer en eindgebruikers;
•    Organiseren communicatie, gebruikersondersteuning en nazorg bij livegang;
•    Begeleiden van de volledige implementatie;
•    Betrekken van gebruikers waar nodig.

Project 2
•    Doel: Een migratie naar het volledig nieuw in te richten pakket Suite 16 (opvolger DM 16)
•    Eindproduct: Meerdere separate, door de opdrachtgever geaccepteerde, Suite 16 omgevingen 
•    Streefdatum: inspanningsverplichting voor implementatie augustus 2020.
•    Afhankelijkheid: voortgang upgrade naar DM16.
•    Uitgangspunt: Het beter kunnen faciliteren van alle processen die door (onderdelen van) AZ worden uitgevoerd. Het terugbrengen van maatwerk en/of het buiten het DMS brengen van maatwerk. Dit project is in feite vooral een verandertraject, omdat de werkwijze van zowel het primaire alsmede ondersteunende processen sterk geraakt worden. 
•    Samenwerking: In dit traject wordt nauw samengewerkt met EZK en OCW, waar vergelijkbare trajecten lopen. Ter ondersteuning wordt binnen AZ tevens een informatieanalist aangetrokken voor de duur van het project.

Binnen de opdracht worden tenminste de volgende werkzaamheden en producten verwacht:
•    Samen met opdrachtgever en programmamanager inrichten van het projectteam, 
inclusief sturing en rapportage;
•    Opstellen van het plan van aanpak (i.s.m. ervaringsdeskundigen van EZK en OCW);
•    Opstellen van een planning, inclusief mijlpalen en go-no go momenten en overzicht van noodzakelijke resources.
•    Een business-/informatieanalyse begeleiden, uitmondend in een advies over de inrichting van processen in Suite16. De vorm van het advies is een functionele wensenlijst en -ontwerp afgestemd met de klant en in lijn met interdepartementaal afgestemde kaders en relevante wet- en regelgeving waarin een minimum aan maatwerk is geïncorporeerd;
•    Een advies over maatwerk dat buiten Suite16 moet worden gebracht c.q. ontwikkeld.
•    Een advies met daarin een voorstel voor de evenredige verdeling van kosten met een afschrijvingstermijn van 5 jaar en bijbehorende budgetaanvragen.
•    Aansturen leveranciers en bewaken van de planning;
•    Actief betrekken van gebruikers.

Gewenste startdatum is maart 2019. Duur van de opdracht wordt ingeschat op 10 maanden met optie tot verlenging. Verlenging omvat het project met daarin de bouw en implementatie van Suite 16. Hierbij wordt uitgegaan van een fulltime werkweek van 36 uur met minimale aanwezigheid op woensdagen en vrijdagen. De projectleider rapporteert aan de programmamanager van de nieuwe werkplek. De opdrachtgever is Directeur DBV van het ministerie van AZ. 
 

Functie eisen
•    HBO+ of academisch werk- en denkniveau.
•    Een veiligheidsonderzoek op A niveau (AIVD) is een vereiste. (Er kan wel gestart worden met een VOG.)
•    Aantoonbare ervaring met upgraden en implementeren van documentmanagementsystemen.
•    Aantoonbare ervaring met implementatie van eDocs DM16 en Suite16 (of een vergelijkbaar zaaksysteem) is een pré.
•    Aantoonbare ervaring met het in kaart brengen van processen en informatievoorziening.
•    Aantoonbare ervaring met aansturing van externe leveranciers.

soliciteer nu!